【導入成果】
経理業務の完全ペーパーレス化で、「決算の早期化」という思わぬ副産物も
導入決定から運用開始まで、特に大変だったのはどのようなことでしょうか？
運用開始まで6カ月ほどでしたが、ICSさんの手厚いサポートを受けられたことで導入は順調に進みまして、無事稼働に至りました。サポートをお願いしたのは、電子帳簿保存法対応にあたっての作業を支援していただくのも目的のひとつでした。これが、帳簿の保管期間は10年ですから、過去10年分の仕訳をすべて取り込んでいかなければならないわけです。この電子化のための膨大な半アナログ作業に、ICSさんが嫌な顔ひとつせず手伝ってくださったことは印象に残っています。本当にありがたかったですね。
OPEN21 SIASによる課題解決のポイントはどこでしたか
まずは、何度も申し上げていますが「改正電子帳簿保存法への対応」ですね。これによって「経理業務の完全ペーパーレス化」が進みましたし、そうすると「データ連携の自動化」も実現できて、定型業務を大幅に効率化できました。
会計情報を自動で収集する「経営データベース」が整備されたことで、オリジナルの経営資料をより手軽に作成することができるようになったのもポイントですね。これまで表計算ソフトで集計してから処理していたものが自動で結果まで出るのですから、楽になったのを実感しています。
OPEN21 SIASは、どの点で会計業務の自動化・効率化にお役に立ちましたか？
データベースにおけるマスタ関係の業務は、これまで手作業で行ってきました。手作業で進めるには件数が多いのもあり、毎月1回、マスタの更新作業だけでかなりの時間を要していました。
決算で忙しい月でも同じように時間を取られてしまいますので、これを何とかしたいとICSさんに相談したところ、「IDCのスケジューラーを利用した自動処理」をご提案いただきました。現在は毎朝、始業時間前にマスタが自動でアップデートされますから、業務時間中は一切マスタ更新作業をしなくてもよくなりました。
IDCのデータ変換は大活躍していますね。自社で設定も進めていけるので、今後、連携先が増えたとしても不安はないです。
OPEN21 SIASの導入効果を教えて下さい。
ペーパーレス化が進んだことで、これまで書類を収めていた保管スペースが有効活用できるようになりました。また、テレワークの環境も整えられ、場所に縛られずシームレスにオフィスと同じ仕事ができるようになったのも大きいですね。
また、思わぬ副産物といっていいのでしょうか、決算が早期化したことには驚きましたね。
これまでは、紙に縛られる作業体系だったわけです。例えば、仕訳を切る人、支払う人……ずっとひとつの書類で順番に回していくしかないので、待ち時間というか、タイムラグがあった。これがデータになったことで、リアルタイムで同時に複数の作業ができるようになったので、決算の作業が早くなったのです。おおむね1日くらいは前倒しできるようになったのではないでしょうか。
