OPEN21 SIAS e-文書法対応

OPEN21 SIAS e文書トータルソリューション について

e文書対応システムと『適正事務処理要件』規程文書化テンプレートをご用意し、「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件改正」への対応を想定されているお客様の社内体制確立と早期安定稼働を強力にバックアップします。
電子帳簿保存法を活用した場合のメリットや「OPEN21 SIAS e文書トータルソリューション」の内容をご紹介します

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電子帳簿保存法活用のメリット

活用のメリット

取引関係書類
(主に領収書)
スキャナ保存

国税関係帳簿 ※1
決算関係書類 ※2
データ保存

  • ※1 国税関係帳簿:総勘定元帳、仕訳帳、補助元帳 等
  • ※2 決算関係書類:貸借対照表、損益計算書、棚卸表 等
  • 業務効率化
  • コスト削減
  • 情報漏えい対策・環境対策
  • 経営の効率化・BCP対策
業務効率化
  • 帳簿・決算書類の印刷不要
  • ファイリング不要
  • エビデンスと帳簿の紐付自動化
  • 保管廃棄管理業務が不要
  • 税務調査時の業務効率化
コスト削減
  • コピー用紙代削減
  • プリンタ取得・維持コスト削減
  • 保管スペース費用削減
  • 廃棄費用削減
  • 運搬コスト削減
情報漏えい対策・
環境対策
  • 紙による情報漏えい防止対策
  • ISO14000シリーズ対策
    企業イメージ向上、具体的なCO2削減目標の公示とその実践
経営の効率化・
BCP対策
  • 生産性の向上による経営の効率化、情報探索の早期化、問い合せ要員不要等
  • 電子化によるBCP対策

国税関係帳簿および国税関係書類の管理業務フロー

国税関係帳簿および国税関係書類の管理業務フロー
このメリットを
実現するためには…
ステップ 1電子帳簿保存法に対応した会計システム・ワークフローシステムを導入
ステップ 2適正事務処理要件を満たした規程の整備
ステップ 3所轄税務署に国税関係帳簿のデータ保存・国税関係書類のスキャナ保存を申請
ステップ 4適正事務処理規程に従い運用
しかしこんな課題が…
課題 1自社の運用に合うシステムか不安
課題 2移行のリスクが不安
課題 3システム導入の手間は最低限にしたい
課題 4規程の整備や運用に多大なコストをかけたくない

会計専門ベンダーで導入実績豊富なICSパートナーズがご提案する
『e文書トータルソリューション』により解決します。

OPEN21 SIAS e文書トータルソリューション

  • e文書対応版 OPEN21 SIAS
    e文書対応版 OPEN21 SIAS
  • 文書化テンプレート
    文書化テンプレート

OPEN21 SIAS e文書トータルソリューションの内容

e文書法対応版 OPEN21 SIAS
Point 1
申請・伝票データの登録時にスキャンしたイメージファイルをPDFに変換しタイムスタンプを付与します。この時、「e文書番号」を自動生成、元ファイルの解像度、階調、大きさ情報を保持します。
Point 2
確定伝票データと「e文書番号」が付番されたPDFファイル(e文書ファイル)を紐付、e文書フォルダへ自動的に保管します。
Point 3
e文書ファイルのタイムスタンプの有無・改ざんの有無を全件または条件指定での一括検証が可能です。
Point 4
e文書ファイルは、各検索項目の条件指定で検索し、検索結果には「e文書番号」「解像度」「階調」等の情報を表示し、選択したe文書のプレビューが可能です。
Point 5
「適正事務処理規程」サンプル、『適正事務処理要件』規程文書化テンプレートをご提供します。
Point 6
電子帳簿保存法のデータ保存の要件に対応し、仕訳帳・総勘定元帳の印刷が不要です。

適正事務処理要件の文書化サンプルをご提供

適正事務処理要件の文書化サンプル
適正事務処理要件規程
国税庁サンプルをパッケージの標準運用した場合のフロー図に合せ修正したサンプルをご提供
適正事務処理要件 業務フロー図
パッケージの標準運用した場合のフロー図をExcelファイルでご提供

タイムスタンプ

タイムスタンプ

電子化されたファイル(PDF)に対し、タイムスタンプを付与するサービスです。

文書が電子化された作成時刻を証明します。

また、スタンプ付与後に文書が改ざんされていないことも証明します。

機能・サービス一覧

項目 機能概要 業務フローでのPoint
真実性の
確保
タイムスタンプ付与
  • 「基本会計」「ワークフローシステム」データ登録時、タイムスタンプを付与。
  • 「ワークフローシステム」では受領者がスマートデバイスにて撮影⇒タイムスタンプ付与が可能。
  • タイムスタンプは、一般社団法人日本データ通信協会認定の『アマノ社 e-timingサービス』を採用。
    ① 記録事項が変更されていないことを確認可能。
    ② 任意の期間を指定して、一括検証可能。
Point 1 Point 3 Point 4
読み取り情報の保存
  • スキャナ保存したファイルは、元ファイルの解像度、階調、大きさ情報を保存。
Point 1 Point 3 Point 4
入力者等情報の確認
  • 入力者及び承認者の情報を確認可能。
Point 3 Point 4
適正事務処理要件
  • 「適正事務処理規程」サンプル、『適正事務処理要件』規程文書化テンプレートをご提供。
Point 5
訂正削除履歴の確保(帳簿のみ)
  • 原則対応(仕訳の変更・削除履歴をすべて保存)または、特例対応(仕訳の更新:修正・削除可能な日数を設定し、一定期間外の仕訳変更・削除は一切不可。
Point 6
可視性の
確保
帳簿との相互関係性の確保
  • スキャナ保存ファイルにタイムスタンプ付与時e文書番号を付番。
  • e文書番号と伝票データ(帳簿データ)を紐付、帳簿との相互関係性を確保。
Point 1 Point 2
検索機能の確保
  • 「e文書番号」「書類種別」「日付」「金額」等での検索が可能
Point 1 Point 4

運用開始のスケジュール例

3月末決算で国税関係帳簿の電磁的記録の保存未申請の企業様のスケジュール例

3月末決算で国税関係帳簿の電磁的記録の保存未申請の企業様のスケジュール例

「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存」は、いつでも申請可能ですが、「国税関係帳簿の電磁記録等による保存等」は、課税期間の開始日の3ヶ月前の申請が必要です。従って、運用開始から逆算すると、6ヶ月前からのご検討開始がベストタイミングです。

出典: 国税庁「申請書様式」
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