OPEN21 SIAS e-文書法対応

e-文書法、電子帳簿保存法『スキャナ保存の要件改正』への対応

国税関係書類の保存に係る更なる利便性向上のため、平成27年・平成28年税制改正において「e-文書法」及び「電子帳簿保存法」で認められていたスキャナ保存の要件が大幅に改正されました。その内容と「OPEN21 SIAS」における対応概要をご紹介します。

e-文書法、電子帳簿保存法について

e-文書法とは

2001年にスタートしたe-Japan戦略の一環として、ITの活用を促進し企業競争力を高めるために電子文書※1だけでなく、電子化文書※2での保存も容認する事が不可欠だという判断から2005年4月1日に施行された法律です。

この法律により、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存が可能となりました。

  • ※1 電子文書:コンピューターで作成した文書
  • ※2 電子化文書:紙文書をイメージスキャナなどで電子化した文書
電子帳簿保存法とは

規制緩和の一環として、国税関係帳簿書類の保存負担を軽減する目的で、1998年7月に施行された法律です。

この法律により、総勘定元帳、仕訳帳、補助元帳等を紙文書に代わり電子データとして保存する事が可能となりました。

その後、2005年4月に電子帳簿保存法が改正(e-文書法が施行)され、国税関係書類のスキャナ保存制度が開始されました。

e-文書法と
電子帳簿保存法の関係
e-文書法と電子帳簿保存法の関係

スキャナ保存の改正内容と要件

スキャナ保存の改正内容

項目 平成27年9月30日まで 平成27年10月1日から 平成28年10月1日から
対象書類の見直し 金額「3万円未満」の契約書・領収書に限定 金額基準の撤廃
業務処理後に保存を行う場合の要件の見直し 関係帳簿の電子保存申請が必要 関係帳簿の電子保存の承認は不要
電子署名要件 入力者等の電子署名が必要 電子署名は不要。
但し、タイムスタンプ及び入力者等に関する情報の保存が必要
書類の大きさに関する情報 全ての書類について、大きさに関する情報の保存が必要 重要書類(契約書・領収書等)以外の書類については大きさに関する情報の保存は不要 国税関係書類(契約書・領収書等の重要種類)がA4サイズ以下の場合、大きさに関する情報の保存は不要
書類のカラーでの保存 全ての書類について、カラーでの保存が必要 重要書類外の書類については、「白黒」での保存が可
スキャナの要件 固定型(原稿台と一体になったもの)に限定
⇒原本を事業所に持ち帰り、社内の担当者が原本を確認し電子化
デジタルカメラ、スマートフォン等に対応した取扱いに変更
⇒いつでも、どこでも書類を電子化することが可能
タイムスタンプを付すタイミング スキャニングとタイムスタンプを付すタイミングは同時 当該国税関係書類に署名を行った上で、速やかに(3日以内に)タイムスタンプを付す
適正事務処理要件 適正事務処理要件を定め、基づいた事務処理が必要
①相互けん制
②定期的なチェック
③再発防止策
①、②の要件を緩和
小規模事業者に対する特例
税務代理人が②定期的なチェックを行う場合、①相互けん制要件が不要

『平成28年度税制改正 国税関係書類のスキャナ保存制度の見直し』のイメージ

  • 電磁的記録に記録(スキャン)する際に用いる装置について、「固定型(原稿台と一体となったもの)」という要件を廃止
  • 受領者が記録(スキャン)する際の手続要件の見直し
  • 小規模企業者向けの手続要件緩和の特例を設置
『平成28年度税制改正 国税関係書類のスキャナ保存制度の見直し』のイメージ

スキャナ保存活用の条件

  • e-文書法の基本要件:①見読性 ②完全性 ③機密性 ④検索性を満たす。
  • 電子帳簿保存法の必須条件である真実性と可視性を確保
    真実性を確保する一つの条件として、「適正事務処理要件」=社内規定の整備が必要です。

社内規定の整備

① 相互牽制
各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互に牽制が機能する事務処理の体制がとられていることが必要
② 定期的なチェック
事務処理手続きの定期的な(最低限1年に1回以上)検査を行う体制が必要。
③ 再発防止策
検査等を通じて問題点が把握された場合に、経営者を含む幹部に不備の内容が速やかに報告されるとともに、原因究明や改善策の検討、必要に応じて手続・規程等の見直しがなされる体制が必要。

スキャナ保存の要件

項目 重要書類※1 一般書類※2
真実性の
確保
入力期間の制限
  • 受領後、速やか(1週間以内)に入力
  • 業務の処理に係る通常の期間(1か月以内)を経過後、速やか(1週間以内)に入力 ※規定を定めている場合に限る
  • 適時に入力
解像度及び読み取り
  • 解像度200dpi以上
  • 赤色、緑色及び青色の階調が256階調以上 (24ビットカラー)
  • グレースケールも可能
タイムスタンプ付与
  • 一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与
  • 記録事項が変更されていないことを保存期間、確認できる
  • 任意の期間を指定して、一括検証できる
  • 一つの入力単位毎に付与
  • 受領者等が読み取る場合は、受領者等が署名の上、特に速やか (3日以内) にタイムスタンプを付与
読み取り情報の保存
  • 読み取った際の解像度、階調及び大きさに関する情報を保持
  • 受領者等が読み取る場合で、大きさがA4以下の場合、大きさに関する情報の保持は不要
  • 大きさに関する情報の保持は不要
ヴァージョン管理
  • 訂正又は削除を行った場合には、これらの事実と内容を確認できる
入力者等情報の確認
  • 入力を行う者、又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できる
適正事務処理要件
  • 受領から入力までの各事務について、次に掲げる事項に関する規定を定め、各事務を処理
    ①相互牽制 ②定期的なチェック ③再発防止
    ※小規模企業者の場合、②を税務代理人が行うときは、①は不要
  • 不要
可視性の
確保
帳簿との相互関係性の確保
  • 国税関係書類に係る記録事項と当該行国税関連書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できる
見読可能装置の備付け等
  • カラーディスプレイ、カラープリンタ、操作説明書を備え付け
  • 4ポイントの文字を認識でき、速やかに出力できる
  • グレースケール保存の場合、カラー対応不要
システム開発関係書類等の備付け
  • システム概要書類、開発に際して作成した書類、操作説明書、システム並びに電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続きを明らかにした書類
検索機能の確保
  • ① 取引年月日その他の日付、取引金額その他主要な記録項目で検索
    ② 日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定して検索
    ③ 2以上の任意の記録項目を組み合わせて検索
  • ※1 重要書類:資金や物の流れに直結・連動する書類 例)契約書、領収書、請求書 等
  • ※2 一般書類:資金や物の流れに直結・連動しない書類 例)見積書、注文書、検収書 等

OPEN21 SIAS 『スキャナ保存の要件改正』への対応

OPEN21 SIAS

平成27年・平成28年税制改正により電子署名の廃止、スマートデバイスでの撮影解禁等、ますます取引関係書類(主に受取側の領収書等)のスキャナ保存を導入しやすい状況かと存じます。

そこで弊社では以下の機能を実装した「戦略情報会計システム OPEN21 SIAS e文書対応版」をリリースしております。

OPEN21 SIAS 基本会計システム

  • 1. 伝票入力時、リンク情報ファイルに対しタイムスタンプを付与 (e文書データとして保存)
  • 2. タイムスタンプ一括検証
  • 3. e文書問合せ

OPEN21 SIAS ワークフローシステム

  • 1. 伝票申請時、添付ファイルに対しタイムスタンプを付与 (e文書データとして保存)
  • 2. 伝票データ(仕訳データ)とe文書データの紐付けを保持し財務への転記
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