電子帳簿保存法をわかりやすく解説！基礎知識と対応のポイント
電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律ですが、2022年1月1日施行の改正により多くの企業と個人事業主に関係するようになりました。これまでに改正を繰り返しているために内容も複雑になっています。また、個人事業主から大企業まで関係しますので、規模に関わらず理解することが求められます。
本記事では、電子帳簿保存法についてわかりやすく解説することを心がけていますので、理解を深めたい方はぜひご参考にしてください。
- 目次
-
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が取引に関する国税関係帳簿（仕訳帳・現金出納帳等）や国税関係書類（決算関係書類・取引関係書類等）を電子化する場合に必要な法律です。この法律は、これらの帳簿書類を電子保存する際に必要な取り決めや規制を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」に分けて定めています。
各区分の概要は以下のとおりです。
1：電子帳簿等保存
PCを使用して帳簿・書類を作成した場合の保存方法です。原則は紙による保存が規定されていますが、電子帳簿保存の要件を満たした場合は紙にプリントアウトせずとも、電子データのまま保存が可能です。対応は任意で、手書きの帳簿書類を作成しても問題ありません。
2：スキャナ保存
紙の取引書類をスキャナ等で取り込む保存方法です。紙の契約書や見積書、領収書などが対象で、取引相手から受け取った場合のみならず、自己が作成して相手方に交付した書類の写しも含みます。
スキャナ保存の要件を満たした場合は電子データのみ保有すれば足りるため、原本の破棄が可能です。対応は任意で、対象書類を紙のまま保存しても問題ありません。
3：電子取引データ保存
契約書や見積書、領収書などの取引関係書類を電子データで受け取った場合の保存方法です。従来は領収書等を電子データで受け取っても、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし紙保存は原則廃止され、要件に沿った電子データ保存が必要となりました。対応は義務化されているため、電子取引データを受け取った場合は対応する必要が生じます。
以上が、電子帳簿保存法の3区分です。企業や個人事業主はこれらの区分を理解し、区分ごとに要件を遵守することで、電子帳簿類を適切に管理・保管できます。
なお、電子取引データの対応義務化についてやむを得ない事情がある場合に限り、宥恕（ゆうじょ）期間が設けられました。宥恕期間の終了は2023年12月31日です。さらに1年間の猶予期間が設けられることになりましたが、あくまで猶予ですので、できるだけ速やかな対応をおすすめします。
※電子保存データの紙保存廃止（電子取引データの対応義務化）について
詳しくは「電子取引は紙保存が廃止に！事業者のための改正電子帳簿保存法」をご覧ください。
電子帳簿保存法の改正変更（2022年1月1日施行）
2022年1月1日に施行された「電子帳簿保存法等の一部を改正する法律」では、前述の電子取引データの電子保存が義務化されたほかに、以下のような改正が行われました。
税務署長による事前承認制度の廃止
「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」において、税務署長による事前承認制度が廃止されました。これによって、電子保存を行うために事前に特別な手続きを経る手間がなくなりました。
スキャナ保存の要件緩和
「スキャナ保存」において、受領者等が書類をスキャナで読み取る際に必要であった自署が不要に。また「原本との照合」が不要となり、スキャン後すぐに原本廃棄が可能となりました。さらに、スキャン後の定期検査等、適正事務処理要件も廃止されました。
タイムスタンプの要件緩和
「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」が対象です。タイムスタンプ付与にかかる期間が「最長2カ月＋概ね7営業日以内」に延長されました。また、訂正・削除が可能なシステムを利用するのであれば、タイムスタンプの付与が不要となりました。
※タイムスタンプについて
詳しくは「電子帳簿保存法ではタイムスタンプは不要に？要件や仕組み、注意点を解説！」をご覧ください。
検索要件の緩和
「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」が対象です。検索要件が「取引年月日」「金額」「取引先」に限定されました。優良帳簿の要件を満たした「電子帳簿保存」においても、同様の検索要件が適用されます。
以上が、2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の主な改正点です。企業や個人事業主は、これらの改正点について把握し、適切に電子帳簿を管理するように心がける必要があります。
電子帳簿保存法に対応するメリット
企業や個人事業主が電子帳簿保存法に対応することには、以下のようなメリットがあります。
紙の保管スペースの節約
紙の帳簿を電子化することで、紙の帳簿を保管するスペースを節約できます。膨大な量の帳簿・書類を保存する必要がある大企業などでは、特にメリットが大きくなるでしょう。
情報共有のしやすさと検索性の向上
電子データであれば、離れた支社や営業所ともリアルタイムに情報共有が叶います。また、キーワード検索や日時検索などを使って、必要な情報を素早く検索できます。これにより、取引に関する記録を迅速に参照できるため、業務の効率化が期待できます。
データの正確性の確保
市販の会計システムには、入力データの仕分けチェックや、記帳の重複をチェックする機能があり、データの一貫性を確保しやすくなるでしょう。さらに、データを自動で取得・転記までできるシステムもあります。これらの機能を活用することで、手書きの帳簿よりも正確性を確保しやすくなります。
内部統制の強化
電子帳簿保存法に従って、電子帳簿類を保存する場合、データの改ざんや消去を防止する運用ルールの制定が欠かせません。また同時に、パスワード設定やアクセス権限の設定なども整備することになるでしょう。社内のセキュリティリテラシー向上を図ることで、結果的に内部統制の強化につながります。
環境への貢献
紙の帳簿を電子化することで、紙の使用量を減らし、環境負荷を軽減できます。
以上が、企業や個人事業主が電子帳簿保存法に対応するメリットです。
電子帳簿保存法に対応する会計システムの選定ポイント
電子帳簿保存法に対応する会計システムを選定する際には、以下のポイントに注意することが重要です。
適合性の確認
まずは、選定したい会計システムが電子帳簿保存法に適合しているかどうかを確認する必要があります。具体的には、法律で定められた保存期間や保存形式、セキュリティ対策などを満たしているかどうかをチェックしましょう。この際、JIIMA認証の取得状況が判断材料となります。
※「JIIMA認証」については
「JIIMA認証とは？電子帳簿保存法対応システムにより税務処理のリスクを軽減」をご覧ください。
操作性の評価
会計システムの操作性は、業務の効率化に直結します。ユーザビリティを重視し、直感的な操作ができるシステムを選ぶことが望ましいです。また、操作マニュアルやサポート体制が整備されているかどうかも確認しましょう。
機能性の検討
会計システムには、タイムスタンプの付与や保存データの検索など多様な機能があります。自社の業務に必要な機能を満たしているかどうか確認します。また、将来的に必要な機能も含めて、長期的に利用できるかどうかを検討しましょう。
連携性のチェック
会計システムは、他の業務システムやクラウドサービスなどとの連携が必要になることがあります。他のシステムからデータを自動で取得して転記できれば、経理業務の大幅な効率化が実現します。選定する会計システムが、他のシステムとの連携がしやすいかどうかを確認しましょう。
コストの見直し
会計システムの導入や運用には、コストがかかります。選定したい会計システムの導入コストや保守費用、更新費用、システム利用料などを確認し、コスト面で適切かどうかを検討しましょう。
以上が、電子帳簿保存法に対応する会計システムを選定する際のポイントです。
電子帳簿保存法に対応した会計システムの導入で課題解決
電子帳簿保存法は1998年に制定された法律ですが、改正を繰り返し対応しやすくなってきています。特に、2022年1月1日施行の改正は事前承認が廃止されたり、タイムスタンプ要件が緩和されたりすることで、電子化を促進が図られました。また、電子取引データの電子保存対応が義務化されたことにより、それまで対応に消極的であった多くの企業や個人事業主からも大きく注目を集めました。
電子化には複数のメリットがありますので、できるだけ速やかにシステム導入により対応することをおすすめします。特に大企業はグループ会社や関連会社でシステムを統一する必要があるなど、大掛かりなプロジェクトになることが予想されます。
最新の電子帳簿保存法にタイムリーに対応できていないことに課題を感じている企業担当者の方は、ぜひICSパートナーズへご相談ください。