• 2020. 08. 20
  • 各業務の生産性向上

進まない経理部門のテレワーク化を、情報が一元化できる会計システムで解決

経理 テレワーク

働き方改革やリスクマネジメントの目的から、オフィスを前提としない働き方として「テレワーク」の導入が進んでいます。経理部門も、定型業務をテレワーク化することで生産性アップなどを期待できますが、情報共有を必要とするワークフローや押印の手間など、悩ましい問題も。

そこで本コラムでは、経理部門のテレワーク化を阻害する要因を紐解き、その解決方法として、経理・会計業務に特化したシステムをご紹介します。

>>テレワークについてのアンケート結果を掲載中

これからの働き方は、テレワークに向けてシフト

企業の生産性アップや、社員のワーク・ライフ・バランスの観点から、働き方改革が進められています。その1つの方法として、「テレワーク」に注目が集まっています。テレワークとは、ICT(情報通信技術)などを活用し、自宅やサテライトオフィスなど、普段、仕事を行うオフィスとは違う場所で仕事をすることを意味します。

テレワークには、企業経営のリスクを下げる効果も期待できます。例えば、自然災害、オリンピックのような大規模イベント、労働人口の減少などの影響は、企業経営のリスクとなりえますが、こうしたリスクを下げる上でも、テレワーク化は1つの解決策となるでしょう。

なお、総務省が発表した「令和元年版 情報通信白書のポイント」によると、企業における2019年のテレワーク導入状況は19.1%でした。2020年にはじまった新型コロナウイルス感染症の影響から、テレワーク化は今後さらに加速すると予想されます。

しかし、こうした背景がありながらも、企業によっては、テレワーク化が思うように進まないといった問題が起きています。特に、中小企業ほどテレワークの導入率は低く、総務省の「平成30年通信利用動向調査」では、従業員2000人以上の企業の導入率が46.6%である一方で、従業員100〜299人の企業は14.5%となっています。

なかなか経理部門のテレワークが進まないのはなぜ?

2020年4月6日に一般社団法人日本CFO協会が発表したアンケート調査「新型コロナウイルスによる 経理財務業務への影響」によると、テレワークを実施できない最大のネックとして、「請求書や証憑などの紙の書類がデジタル化できていない」という回答が挙げられています。また、同調査では、2020年2月〜3月のテレワーク実施中に出社した理由として「紙の書類の処理(請求書・証憑書類・押印手続・印刷)」という回答が寄せられています。

一般的な経理業務では、取引の稟議書や請求書、領収書などが紙で集約され、これをもとに経費精算システム、会計システムの入力、帳票レポート作成などが行われています。そのため、業務を進めるには紙ベースのエビデンスを確認する必要があり、テレワーク化をすると必要な情報にすぐにアクセスできないという問題が起きてしまいます。作業をデジタルで行っていても、最終的には印刷して決裁者の押印が必要になるケースもあるでしょう。


テレワーク阻害要因

また、経理部のテレワーク化が進まない背景には、経理業務の事務フローが標準化されておらず、属人化していることもあります。とくに中小企業の場合、キャリアの長い経理担当者でなければ、細かな処理手順がわからないということが少なくありません。こうした場合、テレワークで経理担当者の仕事場が分散し、円滑な情報共有ができなくなると、業務の遅れに直結することが考えられます。

経理部門のテレワーク化のポイント

ここまでに挙げた問題点を踏まえると、経理部門のテレワーク化を進める上でまず必要となるのが、「経理業務のペーパーレス化」です。紙で管理されていた情報をデジタル化することで、システムのネットワーク上で情報共有できるようになり、エビデンス確認や押印のために出社するといった無駄を解消することができます。

例えば、経理部門の定型業務として、「エビデンス(領収書など)の入手」⇒「伝票計上(仕訳入力)」という手順がありますが、この時、エビデンスをデジタル化して会計伝票データと紐付けてシステム管理すると、後から情報を検索することが容易になります。紙のエビデンスから情報管理や閲覧を行うのは手間がかかるものですが、デジタル化していれば、データ検索等により即座に必要な情報を探し出すことができます。これは、税務調査や会計監査に対応する際にも役立つでしょう。

また、経理業務につきものと考えられている押印も、法律上求められているものではなく、承認プロセスを明確にするために社内ルールとして設けられているのが実情です。そのため、システムの中で承認プロセスを確認できるようにし、決裁や差し戻しをシステム内で行うようにすれば、押印の手間を削減することができます。

経理業務のペーパーレス化を進める過程で、業務フローの見直しを行うことも可能です。その結果、経理業務が標準化され、属人化の解消にもつながります。とくに、会計業務に特化したシステムを利用すれば、効果的に業務を削減しながらテレワーク化を図ることができるでしょう。

経理部門のテレワーク化を加速させる、ICSパートナーズのOPEN21 SIAS

ICSパートナーズ社が開発、販売している企業向け会計システム「OPEN21 SIAS」は、経理の業務効率化はもとより、テレワーク化にも役立ちます。専門ベンダーが開発したシステムなので、かゆい所に手が届くシステムと導入ノウハウ豊富なスタッフの支援により、短期導入・安定稼働の実現を可能にします。

OPEN21 SIASは、一般的な会計システムとは異なり、会計伝票データにエビデンスファイルを紐付けられる「ファイルLINK機能」を保持しています。このファイルLINK機能によって、稟議書・支払依頼・精算書・請求書・領収書といったエビデンスの内容を、OPEN21 SIASのデータ検索等で確認することができます。また、システム上で承認処理もできるため、経理業務から押印の手間をなくすことも可能です。

つまり、ファイルLINK機能を使うと、システムの会計伝票データから、「どういう理由で計上された情報なのか」「誰が、どのように意思決定したのか」といったことを、パソコンがあれば、VPNなどのネットワークを通じて、ご自宅等、どこからでも把握できるのです。


テレワーク解決策

OPEN21 SIASは、インターフェースも使いやすいようデザインされているため、業務の標準化、さらには属人化の解消に役立ちます。簿記になじみが少ない営業担当者であっても、使用した取引を選択するだけで会計伝票が自動生成され、その会計伝票の集計結果である財務諸表などの帳票作成につながるので、特別な知識やスキルは必要ありません。

ICSパートナーズ社は、OPEN21 SIASをパッケージシステムとして自社開発しています。そのため、イニシャルコスト、ランニングコストが低く、導入後のバージョンアップやサポートなどの対応も万全です。しかも、オリジナル開発システム並みの汎用性や拡張性も保持しています。

経理部門のテレワーク化を検討されている方は、ICSパートナーズ社ではワークフローの設計などのご相談にも対応していますので、ぜひ、お問合せの上、OPEN21 SIASをお試しください。