経理業務の
テレワークを促進!

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経理部のテレワークを促進

経理業務のテレワーク、在宅勤務の促進における課題解決について

BCPや労働人口減少の観点から企業のテレワーク、在宅勤務の導入及び促進のニーズが高まっています。 専門ベンダーのICSから、経理業務のテレワーク、在宅勤務における紙とハンコの課題を掘り下げ、ICS会計システム「OPEN21」による解決方法をご紹介します。

ICS会計システムウェビナー情報
[これならできる経理DX]
経理部門で実現できるペーパーレス&テレワーク

1. テレワーク、在宅勤務のメリット

一般社団法人日本テレワーク協会では、「テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。」と定義されています。
オフィス以外の場所で勤務する事、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」を意味しています。
そのメリットは以下の通りです。

  • BCP対策

    感染症の拡大、自然災害、大規模イベントの開催において、業務をストップしない

    出社機会の減少により、業務継続と安全・安心の向上を実現

  • 働き方改革

    従業員のワークライフバランスを向上し、離職率低下と従業員の満足度を向上

    家庭環境や居住地にとらわれない働き方=ワークライフバランスが向上

  • 労働人口減少への対応

    家庭環境や居住地にとらわれない優秀な人材を確保

  • コスト削減・時間活用

    出社機会の減少により、オフィススペースの削減と交通費の削減=コスト削減

    出社機会・通勤時間の減少により、時間の有効活用を実現

2. 経理業務でテレワーク、在宅勤務が
「できない」「難しい」理由=課題

  • Point1 紙の証憑を確認し伝票入力・仕訳入力
  • Point2 紙の証憑原本で申請・承認+押印・確認、照合作業
  • Point3 現場からの問い合わせ対応の書類確認
  • Point4 各種レポートの作成と関係者への提供
  • Point5 書類など持出しによる情報漏洩の防止、システム上のセキュリティの不安

経理業務に関するテレワーク、在宅勤務に関するアンケート結果
(2021/1/20~2021/8/25 ICS独自調査)

Q. 経理業務のテレワーク、在宅勤務の取り組み
経理業務のテレワーク、在宅勤務の取り組み
Q. 取り入れているお客様—出社の必要要因(複数回答)
出社の必要要因
Q. 取り入れているお客様—1か月あたりの出社日数
1か月あたりの出社日数
Q. 取り入れているお客様—1か月あたりの目標出社日数
1か月あたりの目標出社日数

経理業務においてテレワーク、在宅勤務を取り入れているお客様のうち、一番多い出社日数のご回答は「20日以内」、理想とする出社日数のご回答は「10日以内」という結果でした。 理想と現実のギャップの発生要因(課題)は、「外部から届く紙書類(請求書・領収書等)の処理」が一位という結果で、実に78%のお客様が課題とされています。

この課題により、
経理部門の皆様は、想定以上に出社が必要になります。
解決のポイント

3. ICS会計システム「OPEN21 SIAS」での課題解決

書類確認のために出社が必要…
紙での承認処理は手間がかかる…
社内への接続リスク対策が…

自宅でも経理業務が可能に!

仕訳情報と同時に、領収書・請求書・稟議書などの書類を自宅からシステム上で確認できる。

自宅でもスムーズな承認が可能に!

システム化と書類の電子化により、テレワークでのスムーズな承認処理を実現し、会計システムにも連携します。

情報漏洩やウイルス侵入を回避!

リモートデスクトップ接続機能により、操作情報、画面情報だけがやり取りされ、データは会社PCに保管されます。

  • Point1 電子請求書・AIOCRにより仕訳を自動作成
  • Point2 ワークフローシステムを利用し電子承認
  • Point3 書類をデータ化し保存・検索
  • Point4 帳票作成をシステム化。RPAで自動作成・自動配信
  • Point5 社外からアクセス可能な環境の整備
コラム記事
進まない経理部門のテレワーク化を、
情報が一元化できる会計システムで解決

4. 「OPEN21 SIAS」で実現する課題解決ポイント

請求書・稟議書等、紙や押印の作業を削減

Point1

紙の証憑を確認し伝票入力・仕訳入力

Before

「書類確認のために出社が必要…」経理部門に集まる紙の証憑原本の課題

  • 領収書・請求書・稟議書などの書類を出社し紙で確認しなければならない。
After

「自宅でも経理業務が可能に!」

  • ① 電子請求書サービスの活用で請求書の受け取りを紙から電子データとし、会計伝票連携まで実現
  • ② 支払先からの請求書を様々な手段でPDFファイルとして受取り、会計伝票入力を自動化・効率化
Solution
電子請求書サービスで受け取った請求書データを会計伝票データに変換し、API連携により会計伝票入力を自動化・効率化
電子請求書サービスで受け取った請求書データを会計伝票データに変換し、API連携により会計伝票入力を自動化・効率化
支払先から様々な手段で請求書を電子ファイルで受取り、

a. 会計AI OCRにて会計伝票入力を自動化・効率化。
b. 証憑イメージ入力にて伝票入力画面と同じ画面で請求書ファイルを確認しながら入力。会計伝票入力を効率化。
a・bともに会計伝票に証憑ファイルをLINKして会計DBに保存。

支払先からメールや電子請求書サービスでPDFを受取り、AI OCRにて会計伝票入力を自動化・効率化

※ AccountechOCRの読み取りファイルは、解像度:200dpi以上/フルカラー256階調以上などの条件があります。詳細はお問い合わせ下さい。

Point2

紙の証憑原本で承認+押印・確認、照合作業

Before

「書類に押印のために出社が必要…」

  • 日々の事務手続や経費精算、出張申請。
  • 申請者も承認者も出社し手続書類にハンコでの承認作業をしなければならない。
After

「自宅でも外出先でも承認処理が可能に!」

  • ① 証憑(稟議書・伺い書・精算書・請求書・領収書)
    保存を紙から電子化(ペーパーレス化)へ
  • ② 証憑原本と紙の申請書や精算書を確認して捺印するという業務をなくすことが可能
自宅でも外出先でも承認処理が可能に!
Solution
経費精算『ワークフローシステム』を活用し紙による申請・承認+押印・確認、照合作業をシステム化し、精算業務をキャッシュレスに。
処理完了後、自動的に仕訳を作成し、添付された証憑ファイルがLINKされ会計DBへ連動
ワークフローシステムを活用し紙による申請・精算業務を電子化、キャッスレス化。

請求書・稟議書等を電子化し、データの共有を実現

Point3

紙で証憑+伝票+帳簿を関連付けてファイリング・保存

Before

「会計処理が完了した証憑を伝票と帳簿に関連付けてファイリングしないと…」

  • 紙の証憑、伝票、帳簿をファイリングするので、出社は必須。
  • 複数の担当者が参照のため、社内ルールに従ったファイリング方法で指定場所に保存が必要。
After

「通常処理で証憑ファイル+会計伝票データ+総勘定元帳が紐づけられ会計DBに保存!」

  • ① 会計AI OCR、証憑入力システムでは処理した会計伝票+証憑ファイルをLINKして会計DBに保存(通常の伝票入力でもファイルLINKにより対応可)。
  • ② ワークフローでは承認・精算処理完了後の自動仕訳の際、申請に添付された証憑ファイルが会計伝票とLINKされ会計DBへ連動。

※紙の証憑原本廃棄と総勘定元帳のデータ保存は、2021/3時点の電子帳簿保存法への対応・申請・承認が必要です。

 

現場からの問い合わせ対応の書類確認

Before

「経理部門に入る問合せ、書類確認のためにオフィス勤務は必須?」

  • 紙媒体での書類保管、直近のモノは手元で確認、でも数年前のモノは書庫の段ボールを探すことも。
  • 現場とのやり取りで紙の書類をFAX、スキャナしたファイルをメールなどの作業が必要。
After

「ペーパーレス化により自宅からの対応、現場に閲覧権限付与により対応自体が不要に!」

  • ① 会計伝票と同時に、稟議書・請求書などの内容を自宅からシステム上で確認
  • ② 多彩な検索・ドリルダウン機能により稟議書・請求書などを探す手間・時間短縮を実現
電子化することで社外でも問い合わせ対応が可能に!
Solution
AI OCR・証憑イメージ入力では請求書、ワークフローでは稟議書・申請書・請求書・領収書などの証憑を通常の会計伝票処理でファイルをLINKし会計DBへ保存。保存された会計伝票+各種ファイルを多彩な検索・ドリルダウン機能により参照可能。
自動的に仕訳を作成し電子証憑がLINKされ会計システムへ連動。

属人業務を排除のため、経理業務の自動化

Point4

各種レポートの作成と関係者への提供

Before

「会議資料を印刷作成のために出社が必要…」

  • 紙媒体での資料作成・資料提出、さらに業務分担が不明確、結局はオフィスに行った方が早い…
After

「帳表作成をシステム化、さらにルーティンワークをロボティクス化!」

  • ① 自由に帳票を作成できることが帳票作成をシステム化する必須要件!
    OPEN21SIAS『管理会計システム』
  • ② シナリオ通りにRPAが動作し帳票作成から配信まで自動で行うことができます
    会計RPA『Accountech® RPA』
帳表作成をシステム化、さらにルーティンワークをロボティクス化!
 

書類など持出しによる情報漏洩の防止を考慮

Before

「管理レポート作成を手作業のままテレワーク、在宅勤務を行うと…」

  • 自宅に書類や必要なデータなどを持ち帰り処理する必要があり、紛失などによる情報漏洩のリスクが大きい。
After

「管理レポート作成業務の自動化により、書類やデータなどの持出し不要!」

  • ① 作成業務が自動化されるので、計算結果の確認のみ
  • ② 書類やデータなどの持出し不要となり、情報漏洩のリスクを低減
Solution
OPEN21SIAS『管理会計システム』は会計情報を元に過去・現在・未来の管理会計データ作成をシステム化し
自由にオリジナルの帳表を作成できます。
会計情報から管理会計データ抽出
部門別管理システム

基本会計に捉われず、管理目的に応じた体系で管理できます。
事業に適したオリジナルの管理帳表を実現します。

  • 仮想部門の管理・組織変更実施前のシミュレーションの運用も可能です。
  • 売上数、人員等の非会計データを活用した帳表を作成可能です。
  • 共通経費を多段階で目的に応じた基準で配賦可能です。
  • 4種類の予算・着地予算を管理可能です。
  • 切り口を変えて予算シミュレーション可能です。
会計DBに蓄積されたデータを利用
マネジメントアナライザー

会計情報の数字をスピーディーに、自由自在に分析可能。
大容量データでもすぐれたパフォーマンスを実現します。

  • 簡単な条件設定による分析視点の変更・追加可能です。
  • 会計仕訳・リンク情報にドリルダウン可能です。
会計DBを既存のEXCELに直接リンク
ICSエクセル関数

既存のExcelファイルをそのまま流用することが可能です。
Excel帳表の作成を大幅に効率化します。

  • 関数を埋め込むことで、会計情報をExcelに表示します。
  • ICS独自のエクセル関数をご提供します。
経理・会計の定型業務を自動化する会計RPA『Accountech® RPA』を活用しルーティンワークをシステム化します。
スケジュール通りにRPAが帳票作成から配信までこなします!
経理・会計の定型業務を自動化する会計RPA『Accountech RPA』を活用しルーティンワークをシステム化。

5. システム上のセキュリティを考慮したICT環境でテレワーク

Point5

在宅勤務可能な「OPEN21 SIAS」の利用環境を構築

Before

「テレワークには社内システムへの接続方法を考える必要があるが…」

  • 情報漏洩のリスクやウイルス侵入の問題をクリアしないと!どんな方法がベストなのだろう?
After

「利便性を向上させながら、セキュリティー対策を行うことが必要です」

安全に社内システムに接続できる方法

  • ① リモート接続
  • ② クラウドを利用(仮想デスクトップ利用/クラウドサーバー利用)
Solution
テレワークを実現する『OPEN21SIAS』のポイント
社外から社内ネットワークに接続する環境をスムーズ構築、充実のセキュリティ機能で安全にご利用いただけます。

経理部のテレワークのことなら
ICSパートナーズにご相談ください。

  • 「テレワークを始めるにも“紙の書類”、“紙の証憑跡が電子化されていない” 」
  • 「社内のシステム環境が整っていない」

大丈夫です。テレワークを阻害する紙の業務にはいくつかのポイントがあります。また、出来るところからスモールスタートで進めることが重要です。新しい経理部の働き方の実現に向けて、一歩一歩進めていきませんか。

まずはICSパートナーズへご相談ください。

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