• 2017. 01. 05
  • 各業種の生産性向上

会計システム導入事例:ワークフローシステムの活用

株式会社フランソア様:OPEN21導入事例―食品製造業

   フランソア様の想いは、ヘルシーで美味しいパンを創り、お客様へ感動を届けること。
   その実現のために各地に工場や営業所を配置されています。
   OPEN21ワークフローシステムを活用し、各地に配置された拠点の伝票処理をどう効率化し、
   決算早期化(月次)を実現したかを経理財務課の皆様にお話をお伺いしました。

株式会社フランソア
会計システムと
一体型のワークフローシステムにより
経費精算業務を効率化できました!
株式会社フランソア 経理財務課の皆様
管理本部 経理財務課 マネージャー 村田 幸洋 様
管理本部 経理財務課 チーフ 平城 純雄 様
ユーザー様ご紹介
株式会社フランソア

 

会社名 株式会社フランソア
所在地 福岡県糟屋郡新宮町緑ケ浜3-1-1
創 業 1951年3月26日
売上高 単体 303億円 グループ 442億円
【2016年3月末時点】
従業員数 単体 2028名 グループ 2692名
【2016年3月末時点 パート含む 】
事業内容 1. パン、和洋菓子、調理パン等の製造及び販売
2. セブンイレブンベンダー事業
3. 焼きたてパン直営店
4. 花卉類販売事業
拠点数 5工場 7営業所
関連会社 株式会社めん食、株式会社スイーツ・スイーツ、株式会社アペル、中国事業(5社)
URL http://www.francois.co.jp
検討の背景
  • 従来のワークフローシステムの更新
  • 従来より使い勝手の向上を目指す
  • 業務効率化を図り決算早期化(月次)を実現
OPEN21選定のポイント
  • 会計システムと一体型のワークフローシステム
  • 現場の使い勝手が良いワークフローシステム
  • システム運用・サポート体制の一本化が可能
導入後の効果
  • 経費精算業務の効率化
  • 決算処理(月次)の効率化
  • システム運用の効率化・サポートサービス利便性向上

使い勝手向上により、一般経費処理のさらなる効率化を目指しました。

―ワークフローシステム移行において、当時の背景や目的を教えてください。

株式会社フランソア
経理財務課
マネージャー
村田 幸洋 様

   会計システム及びワークフローシステムの導入の経緯とともに説明します。
   まずICSさんとのお付き合いは、Windows95が爆発的に普及した1996年に会計システムのオープン化を検討したことが、きっかけでした。以来、かれこれ20年来のお付き合いです。最初のOPEN21の稼働が1998年12月で、そこからWAN対応、管理会計強化等により4世代のOPEN21シリーズにて会計業務を行っております。
   ワークフローシステムは、2008年4月から某ベンダー様のシステムを稼働しました。当時、各現場では毎日、出納業務を行っていて、一般経費精算処理は、全社で月間約90時間もの工数が掛かっていて、業務効率化や小口現金管理のリスク等から導入を決断しました。現場からは、毎日の出納業務が無くなり、各従業員の口座へ振り込む運用となったため、猛烈な反発がありましたが、業務効率の観点からは非常に大きな導入効果がありました。
   ワークフローシステム稼働から約7年が経過し、サーバーの老朽化やサーバーOSの保守終了を迎え、検討を開始しました。ICSさんや既存ベンダーさん含め、数社に声をかけ、リプレースの検討を開始したのですが、現場の安定稼働が第一優先事項であったため、当時できている処理に対応できることは必須項目でした。そこからプラスアルファで、現場の従業員・経理財務課・システム運用部署の関係者にとって、業務の効率化を実現し、その結果、月次決算の早期化につながるようなシステムをというポイントで選定を行いました。

会計システムと一体型のワークフローシステムが最適と判断しました。

―OPEN21ワークフロー導入を決定された理由を教えてください。

   まず会計システムと一体型のシステムである事です。一体型である事で、マスタ・仕訳連携がスムーズで、会計システムの設定がワークフローシステムでも利用でき、業務効率化とデータの正確性向上が見込まれると判断しました。
   次に申請者にとって使い勝手の向上です。例えば、従来になかった機能で、項目の選択時、文字あいまい検索が可能であることです。取引内容(摘要)は約130種類あるので、非常に便利であると感じました。
   最後に会計システムと同一ベンダーであることにより、サポートの一本化とシステム運用管理の効率化が実現できると考えました。約20年間の会計システムのサポートが非常に満足にいく内容でしたので、是非、一本化したいと考えていました。
   実際、ワークフローシステムの採用決定が2015年10月で本稼働が2016年2月と非常にタイトな準備期間でかつ、ワークフローのユーザー数は約420名程と関係者が多いにもかかわらず、無事稼働できたのはICSさんのおかげと感謝しています。

―こちらこそ、ありがとうございます。ご利用方法を教えてください。

株式会社フランソア

   国内グループ4社、約420名で利用しております。仮想サーバーにプログラムをインストールし、クライアントのブラウザによりシステムを利用しております。(OPEN21導入イメージ:参照)
   本社は申請者が印刷した伝票に証憑を添付し、承認者が紙とデータを承認するという運用です。拠点は社員への振込を優先するため、データのみで承認し、紙の収集の都度、最終確認する運用としています。振込口座は、会社指定の銀行支店で統一し、回数は、週2回、振込しています。
   申請者は、摘要(取引内容)選択と金額入力により、摘要に紐付られた仕訳パターンにより申請伝票が作成できるので、仕訳を全く意識せず申請できます。当社では、約130の摘要を旅費/会議費/販売費等でグルーピングする事により、検索しやすくし、申請者の所属部門で表示可能な摘要を制限できる機能により、例えば、製造部門所属の申請者が申請できるのは製造原価科目の申請のみという制御をかけています。
   また、当社独自の依頼で「経費明細一覧表」をワークフローシステムから閲覧可能な機能を開発して頂いています。

会計システムと一体型のワークフローシステムで経費精算を効率化できました。

―OPEN21導入による効果を教えてください。

株式会社フランソア
経理財務課
チーフ
平城 純雄 様

   会計システムと一体型のワークフローシステムで経費精算を効率化できました。申請者にとっては、申請伝票の正確で迅速な処理が可能となりました。例えば、摘要選択時、文字あいまい検索ができ、不要な摘要は表示されないので、正確な申請が可能です。また、従来のシステムにはなかった伝票への支払日表示やメール通知機能により、自分の口座に振り込まれる日付がわかるので、経理財務課に問い合わせする必要がなくなりました。
   メール通知機能は承認者にとって、ログインせずに申請データの有無が確認できるので、伝票滞留を防止できるようになりました。経理財務課担当者にとっては、申請データの間違いが減ったことにより、確認の際、申請者への確認や差し戻し後に修正を待つことが不要となり、申請者からの問い合わせが減少した事も、業務効率化につながっております。さらに、申請伝票と会計伝票と振込データのチェックリストのソート順が一致しているため、照合作業が非常に楽になりました。また、一番のポイントは「経費明細一覧表」の活用です。日々、承認したワークフローデータと会計データをリアルタイムに反映することが可能となったことで、各部門のマネージャーには月次決算の際、自部門の全経費の一覧を素早くチェック・確認が可能となりました。
   システム管理者にとっては、人事異動の際、従来のシステムでは、異動をした人の新しい承認対象者全員の紐付けが必要なため、手間と間違いが発生しやすかったが、OPEN21では、異動する人の所属部署だけを変更すれば、誰の伝票を承認するかが反映されるようになりました。会計システムとの仕訳データ連携では、従来は一旦CSVデータを吐き出し、インポートする手間がありましたが、OPEN21導入後はその手間が不要となりました。マスタについては、ワークフローシステム、会計システムともに手作業によりメンテを行っていましたが、メンテ作業も不要となりました。
   会計システムと一体型のワークフローシステムを導入する事により、サポート面・運用面・環境面・バックアップ等を一元化することで、効率的なシステム構築・運用が可能となり、各担当者の効果と合わせ、月次決算早期化を実現できました。

―現在の月次決算のスケジュールを教えてください。

株式会社フランソア

   まず前月分のキャッシュレス精算・処理が、第1営業日で業務が締まっております。その他、請求書・現場データ処理は、請求書が届いた都度の処理となるので、どうしても時間がかかり、4営業日かかっています。給与データ・販売データ処理は、第3営業日にそれぞれの業務が締まってからデータ取込をしています。ほぼ全てのデータが揃う第4営業日に「経費明細一覧表」を現場マネージャーが確認し、第5営業日に月次確定し、各部門の管理帳表やグループ全体の月次実績一覧表を出力しています。(月次決算スケジュール:参照)
   この管理会計帳表は、 OPEN21の管理会計システムの機能を利用して出力しているので、Excel等でデータをコピー&ペーストしたり、Excelの関数を使って集計したり等の作業は、不要となっており、自動化・スピード化・業務の標準化を実現しています。
   グループ全体の月次実績一覧表は、「ICSエクセル関数」というモジュールを使い、出力しています。このモジュールは、Excelで使えるICS独自のExcel関数を利用する事により、Excelから会計データベースの各残高・マスタを参照し、Excel側に出力が可能です。これは、会社マスタで分かれたデータも参照可能なため、グループ各社の実績を抽出し、一覧表として出力しています。

運用ルールの徹底を行い、正確で迅速な処理を目指して行きたい。

―今後の取り組みと課題について教えてください。

   一点目は、キャッシュレス処理において修正ゼロを目指したいです。従来と比べると毎月十数件から数件と削減できていますが、まだ申請間違による差戻しが発生し、現場と経理の業務負荷が増えてしまうので、現場に対し精度の向上を図っていきたいです。
   二点目は月末週に精算件数が集中してしまうので、早めの精算処理を働きかけたいです。処理ボリュームが多いので、すでに発生している経費については都度、処理してもらえるように働きかけたいです。
   最後に営業部門(現在、営業約60名在籍)において会議費と接待費の処理で差戻しが多いので、ルールの徹底と理解を図りたいです。税務の専門知識が必要となってきますが、ルールの徹底と理解を求め、差戻しゼロを目指したいです。
   以上、運用ルールを徹底し、正確で迅速な処理をめざすことで、現場と経理の無駄な業務が発生しないことをご理解頂き、煩雑になりがちなキャッシュレス処理をさらに効率化していきたいと思っております。


皆様、ご協力ありがとうございました。

  • ※ 記載されている情報は、更新日時点の情報です。あらかじめご了承ください。
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