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会計システム導入事例:管理会計の実践

  • 掲載日:2017年5月24日

  • 更新日:2017年5月24日
関工商事株式会社様 OPEN21導入事例

   関電工グループ様において電設資材の販売を担う関工商事様。
   まもなく100周年を迎えるなか、”躍進”を社是に常に前進する事を目指されています。
   経営戦略を支える”管理会計の実践”にOPEN21をどのように活用されているか、
   2017年2月のICS会計セミナーでのご講演内容を元にお話をお伺いしました。

関工商事株式会社
経営戦略を支える”管理会計の実践”に
OPEN21を活用!!
関工商事株式会社 管理部経理課の皆様
管理部経理課 課長 髙岡 芳宏様
管理部経理課    藤井 直樹様
他 経理課の皆様
ユーザー様ご紹介

 

関工商事株式会社
            
会社名 関工商事株式会社
所在地 東京都台東区東上野4丁目24番11号
設 立 大正8年(1919年)9月7日
売上高 約400億円【2016年3月末時点】
従業員数 120名【2016年3月末時点】
事業内容 電設資材の販売業、
生命保険・損害保険代理業、
不動産の賃貸・管理業 等
拠 点 8営業所(多摩・神奈川・静岡・
千葉・茨城・埼玉・栃木・群馬)
配送センター(埼玉県八潮市)
企 業
グループ
株式会社関電工グループ
URL http://www.kankosyoji.co.jp/
検討の背景
  • 旧システムリース期限満了→業務効率化を検討
  • 当時の課題:入力ミス・もれ、データ検索の遅さ、
    帳表集計・作成作業の重複等
OPEN21の選定ポイント
  • データ連携・入力・帳表作成機能等に優れる
  • コストパフォーマンスが良い:導入費他社比較 1/2
  • 検討時のレスポンスが良く、導入後の安心感
導入後の効果
  • データ連携・入力機能による業務効率と正確性が向上
  • 迅速なデータ検索と帳表作成自動化による業務効率化
  • 管理単位・組織変更にも柔軟に対応

旧会計システムのリース期限が満了、会計業務の効率化を目指しました。

―検討時の背景や会計業務においての課題を教えてください。

関工商事株式会社
経理課 課長
髙岡 芳宏様

   2008年4月、旧会計システムのリース期限満了日に備え、検討を開始しました。
   当時、販売管理システムと会計システム等、各システムへデータ入力を行っていたため、作業が非効率でミスも発生していました。対象は、売掛・買掛計上仕訳、給与仕訳、支払依頼からの支払・期日落仕訳等です。
   また、財務・管理会計、親会社連結報告に必要な集計・作表機能やチェック機能が不足していたため、元帳から数字を拾う等、非効率な作業を行っていました。例えば、仕訳入力時の部門や取引先等、必要項目の未入力チェック、部門と科目の組み合せチェック、消費税における非課税と不課税の区分が無かったこと等です。
   さらに、データ検索の項目が少なく、結果表示にも時間がかかっていたため、月次報告資料作成に多大な時間がかかっていました。

このような状況から、以下の3点を解決できる会計システムの検討を開始しました。
①手入力が非常に多いため、販売管理システムから売掛計上・買掛計上、給与システムから給与仕訳、
   支払処理における各仕訳・各データの連携が柔軟に対応可能なシステム
②財務・管理会計・親会社への連結報告に必要な仕訳データ及び各項目の入力ミス・もれを
   合理化できるシステム
③データ検索の検索項目が豊富で検索結果のレスポンスが速く、用途に応じたデータ集計・帳票作成に
   汎用性・拡張性があるシステム

「機能・コスト・サポート」の良さによりOPEN21導入決定!

―OPEN21導入を決定された理由を教えてください。

関工商事株式会社
経理課 課長
髙岡 芳宏様

   資料請求後、3社の比較検討を行い、2008年9月にOPEN21導入を決定しました。決定した理由は4つあります。
   1つ目は、販売管理・給与システムとのデータ連携が柔軟に対応可能だった事です。OPEN21は連携フォーマットの調整が可能なので、社内調整や連携テストの工数を抑えられると感じられ、OPEN21支払管理により支払済・期日落仕訳、各データの手入力も解決できると判断しました。
   2つ目は、科目・ファイル体系が財務・管理会計、親会社連結報告の必要項目を網羅しており、財務データを活かした管理帳表作成機能が優れていると判断しました。
   3つ目は、各社プログラム費用はほぼ同額でしたが、ICSさんの導入支援費用は他2社と比べ約1/2とコストメリットがあると判断しました。
   4つ目は、検討時の質問に対する回答が一番早く、対応が良かった事です。一度、会計システムを導入すると長いお付き合いとなりますが、疑問点を素早く解決して頂けるレスポンスの早さは、最も重要であると判断しました。
   機能面だけでなく、コストメリットとサポートの良さによりOPEN21の導入を決定しました。
   サポートの良さは、導入打合せ・導入後のフォロー共に期待通りの内容で、2009年4月に予定通り本稼働を迎え、運用も安定しております。2014年8月、導入後5年目を迎え、会計サーバーのハード保守切れを契機に再度、入替を検討、ICSさん含め3社比較しましたが、機能面・コスト面・サポート面でICSさんを上回る提案が無かったので、2014年12月OPEN21のバージョンアップを決定、2015年4月から問題無く本稼働を開始しました。

―どのようなOPEN21の構成をご選択されましたか?

関工商事株式会社

   導入システムは「基本会計」「支払管理」
「管理会計(部門別管理・ICSエクセル関数・マネジメントアナライザー)」です。
(OPEN21導入イメージ参照)
   現在では、販売管理システムと給与システムから月1回、仕訳連携しています。
   入金・その他経費等は「基本会計」へ、
支払依頼は「支払管理」へ入力し取引先マスタの支払条件に従って振込・電子記録債務・支払手形発行データを作成、支払処理を行います。
   また、支払済仕訳と期日落仕訳を「基本会計」に、販売管理システムへ入金・支払消込データを定型作業で連携しています。
   すべての取引のデータ投入が終了しましたら「基本会計」より財務諸表、「部門別管理」 「ICSエクセル関数」により、社内報告用の資料、四半期に一度、親会社への連結報告用の資料等を出力・作成しています。

OPEN21の導入により業務が劇的に改善!

―OPEN21導入による効果を教えてください。

関工商事株式会社

   内容が重複しますが、インプット面では、データ連携・定型仕訳登録・未入力チェック機能により、財務諸表の正確性が向上しました。
   未入力チェック機能とは、必須項目を入力しないとエラー画面が出て次の伝票に進めない機能です。この機能があることで、入力もれが一切なくなりました。
   アウトプット面では、 時間がかかっていたデータ検索もレスポンスや使い勝手が良くなり、エクセル作業が多かった旧システムと比べ、財務・管理会計、親会社連結報告に必要な集計チェック作業の手間が減り、業務が劇的に改善できました。

管理単位・組織体制の変更にも設定を変更するだけで対応できました。

―管理単位・組織体制の変更があったとお伺いしましたがどのような内容ですか?

関工商事株式会社
経理課
藤井 直樹様

    まず、管理単位の変更指示が経営陣より2016年2月にありました。具体的には、従来の部門別粗利益と直接経費の管理から、共通経費配賦後の部門別営業損益管理への変更です。
    この指示により、すぐに経理課内で変更箇所の検討を始めました。2ヶ月後の4月から運用する必要があり、時間的な制約はありましたが、いかに妥当性のある部門別営業損益を実務上可能な範囲で計算するのか?という視点で検討事項を洗い出していきました。
    検討事項は、①部門設定 ②配賦基準 ③配賦方法 ④帳表項目の4点に絞りました。

関工商事株式会社
   ①の部門設定は、電設部門の共通経費が保険部門の負担にならないようにするなど、関係の無い部門に配賦されないように、1つの部門を4つに細分化することで対応しました。
   ②の配賦基準は、合理的で測定可能という条件と事務負担のバランスを取る事を考える必要があったため、想像以上に苦労しました。より多くの方が納得できる合理的な理由で事務負担が過度にかからないようにするという視点で考え、配賦基準については管理部門は人員、仕入部門は売上高、配送部門は配送費としました。
   ③の配賦方法は、使用実態に応じた多段階配賦や費目・補助科目レベルで配賦を行うこと等を検討しましたが、どんなに精度高く配賦を行っても会社全体の経費が減るわけではないので、弊社では配賦に労力を割かず、シンプルに直接営業部門に対して部門レベルで配賦を行う方針としました。
   ④の帳表項目は、出力部門については営業部門、勘定科目については直接費、配賦経費、販管費合計、項目については予算、当月実績、累計実績、予算比としました。
   以上4つの検討事項を詰めた後に、OPEN21でどう実現するかをICSさんに相談しながら設定していきました。
   続いて組織体制の変更が2016年7月にありました。一般得意先との取引拡大のため、営業開発グループを営業開発第一課・第二課の二課に分けて営業していく方針となりました。
   この際に課題になったのが組織変更前の営業開発グループ部門の取扱いです。4月から6月までは新しい課がありませんでしたので、7月開始時点で営業開発グループ部門の4月から6月までの累計経費を営業開発第一課と第二課にどのようにシステム上配賦させるのか(遡及して配賦できるのか)が課題となりました。

―変更内容に合わせて、どのようにOPEN21のシステムで対応しましたか?

   OPEN21の概要はだいたい把握していたので、問題は無いと考えていました。ICSさんに相談した所、現在導入済みのシステムで対応可能とのご回答を頂きました。
   ただし、2016年2月に変更指示、4月から管理単位の変更、7月から組織体制の変更と、スケジュール的には大変厳しいものがありました。しかし、ICSさんのサポート契約にシステム相談を年3テーマ、オンサイトで対応する「要請訪問サービス」があり、具体的な設定箇所の提示やテスト時の解決策をオンサイトで対応して頂いたおかげで予定通りに運用することができました。
   機能面では、部門別管理システムの配賦機能を活用しました。Excelで計算していた配賦額を会計システム内で計算を完結できたのは画期的でした。7月から営業開発グループが二課制になる変更についての配賦はExcel等での別管理を想定していましたが、OPEN21では遡及して配賦計算ができましたので、余計なデータ管理が不要となり、大変助かりました。
   また配賦機能だけではなく、「ICSエクセル関数」も同時に活用していきました。「ICSエクセル関数」とはExcelシートにICS専用のエクセル関数をセットすると、ファイルを開くだけで会計データベースからデータを抽出する事が可能なシステムです。これにより、今まで二次加工(OPEN21で集計したデータをエクスポートし、予算や人員等の非財務データを結合・確認)にかかっていた工数がゼロとなり、今まで実現できていなかった月次での分析レポートを資料配信の際につけることができるようになりました。
   これら各機能を活用することで管理レベルを向上させながら約2日の工数削減ができ、業務が大幅に改善しました。

今後も経営陣や現場管理者の補佐機能を強化していきたいと考えています。

―お役に立てて何よりです。今後の取組みを教えてください。

関工商事株式会社
経理課
藤井 直樹様

   今回の管理単位や組織変更に際して、OPEN21の機能を活用する事により、目に見える効果が出た事、また効果を実現するためにICSさんという心強いパートナーがいる事を再認識しました。
   今後の経理課の役割としては、制度会計面をより早く正確に対応する事はもちろんですが、管理会計面である経営陣へのタイムリーな分析情報の提供を強化する必要があると考えております。
   会社は船で例えられることが多いですが、会社を船だとすると、社長は船長、経理は航海士の役割に近いと考えております。航海士が航海に必要な情報を確認する航海計器は、会社の中では会計システムではないでしょうか。優れた機能がある航海計器を搭載していても、航海士がその見方を知らなかったり、機能をうまく使いこなせないと安定した航海にならないのは会社も船も同じかと思います。
   OPEN21の活用方法をさらに研究し、経営陣の判断を今まで以上に助けることができるように、さらに挑戦を続けていきたいと思います。

  • ※ 記載されている情報は、更新日時点の情報です。あらかじめご了承ください。

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